事務でもホウレンソウは大事？

報告・連絡・相談の略。

『ホウレンソウ（ほうれんそう）』

という言葉は社会人になれば誰もが知っている言葉。

ですがホウレンソウの本当の意味をご存知ですか？

ホウレンソウ（報・連・相）とは？

ホウレンソウとは、本来強制的にするものでなないのです。

ホウレンソウはコミュニケーションツールの一環。

みんなが働きやすい環境を作る。

暖かい人間関係を築くためのツール。

業務効率化の一環でもあります。

ところが本来は上述したとおりです。

風通しの良い企業、部署を作るためのツール。

みんなで働きやすい環境、職場づくりをするために必要なもの。

裏を返せば、報告・連絡・相談が滞りなくできる会社。

それは良い会社であると言えます。

ホウレンソウを上手に育てる会社は良い会社

野菜のほうれん草。

本来は、風通しの良い会社の必要条件。

ホウレンソウの徹底。

ホウレンソウを上手に育てることができるかが大事。

これが上手に育つ会社は良い会社と言えます。

良い情報も悪い情報も上司の耳に入る。

そしてみんなで解決することができる環境。

というものが望ましいということ。

ところが、そうでない現状の方が多いのが現実。

そういう状態（土壌が悪い状態）。

良いほうれん草が育つことはありません。

都合の悪い情報は部下のところでもみ消される。

都合の良い情報ばかり上司の耳に入る。

ということもあるでしょう。

報告・連絡・相談をしやすい会社作りが大切。

という意味です。

ホウレンソウなんて良い思いはしない？

ホウレンソウは業務効率化の一環として認識。

そして浸透しているため・・・

報告⇒怒られる

連絡⇒怒られる

相談⇒怒られる

という理不尽な思いをすることも。

ホウレンソウが大事って習ったのに・・・

結果、ホウレンソウをしたくなくなる。

コミュニケーションの悪化。

作業も滞ることになってしまいがち。

ホウレンソウがなぜできないんだ!!

と言われることも・・・

本来は『できる環境づくり』が大切なのです。

ところが、そういうこともあります。

もちろん、なんでもかんでも報告・連絡・相談する!!

と良いという訳ではありませんよ。

きちんとマナーは存在します。

事務のホウレンソウもコツを抑えましょう

ホウレンソウは、事務の場合は同僚や他部署、上司。

主に対象となるのはその3つです。

報告⇒業務の進捗状況を上司へ報告すること

連絡⇒業務について知り得た情報を関係者に伝えること

相談⇒こまったときに上司へ相談、アドバイスをもらうこと

他の報告や相談のときはタイミングを見計らいましょう。

本来は仕事の量や気分などで、機嫌の上限がある。

というのは良くないことですが相手も人間。

ところ構わず、ことの大小考えずにホウレンソウをする。

それをしているとイライラされることもあります。

そこは、上司の性格や仕事の量などを見極める!!

コツをつかむ必要があります。

ホウレンソウは結果から

報告、相談をするときには必ず結果から。

自分の意見や考えはあとから。

『○○でした。といいますのも・・・』

『○○したいのです。それは・・・・』etc

相談は、『どうすれば良いでしょうか？』

と丸なげするよりも、

『自分はこの方が良いと思います。どう思われますか？』

と自分の意見を踏まえて言うのがコツ。

YES、NOで意見を求めることができて簡潔。

怒られるということは回避できますよ。

本来のホウレンソウの意味をお伝えしました。

誤解も生まれ浸透しているのが現実、現状です。

企業にもよるでしょうが、そこは社会人。

自分なりのカラーを出しながら、本来の意味も理解。

そして認識しつつ上手に交わしていくことも必要。

ということですね。

仕事ができる事務のデスクは整理整頓されている!

出来る事務員さんのデスク。

めちゃめちゃ整理整頓されています。

デスクの上はぐちゃぐちゃなダメウーマンに・・

なっていませんか？

一見、整理整頓ができる、できない。

仕事には一切関係のないことに思えますよね。

ところが、実はここが出来る女の基礎となっています。

なぜ整理整頓が必要なのか？

1.仕事の効率アップに繋げるため

2.納期遅れなどのミスを防ぐため

主にこの2つです。

デスクというのは使っている『あなたの顔』。

あなたが不在のときに誰かが書類を探す！

見つからない!!どこ!?

という迷惑をかけることも。

そして、作業スペースも狭く生産性も落ます。

探し物にも時間がかかります。

1日10分探し物をすると？

1年120日あれば20時間のロス。

重要書類やそうでない書類の区別もつかない。

急ぎの仕事かそうでない仕事の区別もつかない。

結局は納期スレスレになって書類を探す始末。

慌てて仕事をしてミスだらけ。

大抵はこの結末です(^_^;)悲惨です・・・

クリエイティブな仕事をされる奇才な人。

こんな人の中には散らかっている人も実際います。

それは選ばれた奇才だけなのです(´・ω・｀)

事務職での整理整頓されていない人の印象は？

1.運が悪そう

2.仕事ができなそう

3.不衛生

部屋が散らかっているということは？

頭の中が整理できていないことを自分で証明!

してしまっているようなもの。

机がすごく散らかっていて仕事がすごくできる人。

そんな人には出会ったことがありません(^_^;)

だいたい、上で述べたように始末の悪い結果に。

仕事もオチオチ頼めないのです・・・

常に不安が付きまといます。

自分のスケジュール管理も大切な仕事。

常に優先順位を自分でつけて、納期に間に合わせる。

機転を利かせながら仕事をしていきます。

余裕がない状態の人。

デスクが整理整頓されているということはありません。

頭の中も散らかっている可能性大。

よくミスをしてしまう、納期を忘れてしまう。

どうしよう・・・

ということで悩んでいる人。

まずは整理整頓をおすすめします。

頭の整理ができない人は、まずは視界から！

目に入る視界を先に整理整頓。

あとから頭が整理されていきます。

不思議。

そして単純なケアレスミスも減っていきますよ。

そんなシンプルなことで・・・!!

くだらない!!

と思われるかもしれませんが、効果はあります。

整理整頓はパソコンの中も

デスクトップにファイルがびっちり保存。

ファイルの収納場所を設けていない人。

こんな人も要注意です。

本来パソコンのデスクトップは保存箇所ではないのです。

きちんとCドライブ、もしくはDドライブに。

フォルダ訳をして整理しましょう。

パソコンを見ただけでも、その人が解るもの^_^;

メールも同様。

何百通も納期終了の終わったメールを溜め込まない。

急ぎのメールや返信必要なメールは区分けをして管理。

こういった細かい整理整頓が大切です。

仕事でのミスも減ります。

仕事の効率化へも繋がりますよ。

出来る事務員さんというのは、小さな改善の積み重ねができる人。

整理整頓は、仕事をする上での極意。

結果自分にとっても、企業にとってもWINWINに。

大きな利益を生むことができます。

使わないペンが２，３本散らかっていませんか？

使った後の書類が置きっぱなしになっていませんか？

事務に就きたい！パソコンすきるなし！どうする？

パソコンスキルがなくてもできる事務の

仕事はたくさんあります。

ところが？事務員として勤まるか？

というと少し厳しいかも(;_;)

というのが本音。

仕事をミスなく円滑にするためにも

必要なスキル。

パソコンスキルなく勤めてしまうと

入社してから大変になる可能性大。

あぁやっぱりかーと落胆しそうですが、

裏を返すと？

パソコンスキルというのは事務未経験でも

アピールできるポイントとなる要素！

とも言えます。

面接でアピールできればしめたもの✩

事務職である経験不問の求人。

この類の求人ではパソコンスキルを

アピールすると良いです。

採用される幅がぐっと広がりますよ。

パソコンスキルは、事務職に就きたい人

の武器になるんです。

求人サイトにある『優遇・尚可』

の文字はよく見かけます。

例えば事務経験者優遇、尚可となっているとき。

経験者であると尚良いけれど、

基本的なパソコン操作ができれば

そこまでは求めないですよ。

という意味合いが強いです。

諦めないでください。

事務でのパソコンスキルはどの程度必要？

基本的にはエクセルとワードが大事。

資格を取りたいときにはエクセルと

ワード一体どっちが大事なの？

と思われる方もいるかもしれませんね。

大事なのはどちらも大事。

なのですが先に勉強を始めるなら

絶対にエクセル。

なぜ事務ではエクセルが重宝するの？

それぞれのソフトは、

ワード：文書作成向き

エクセル：表や計算、グラフ作成向き

と別れています。

ところがワードを苦手とする中高年が

とても多い傾向が。

男女問わずです。

エクセルのセルを方眼紙化して

文書作成までしている企業。

これがとっても多いです。

ワードを覚えてしまうと、

その良さがよく解ります。

ところがエクセルで両用しようと

思えば文書作成もできてしまいます。

ワードの必要性があまりなくなる訳です。

事務はエクセルだけできれば大丈夫？

エクセルの方を先に覚えてしまった

方が良いです。

ところがワードが必要でないか

というとそうではありません。

それぞれのソフトに利点があります。

両方のスキルをつけることに越した

ことはありません。

作るものによっては、ワードの方が

手軽に作成できるものも。

業務の効率化は事務の要。

できることならばエクセルもワードも

スキルアップしましょう！

小さなことが採用される幅を

ぐっと広げていきます。

エクセルとワードの使い分けで気をつけた方が良いこと

企業へ就職して、エクセルとワードの

知識に自分が長けていたとき。

既存のエクセルの書類をワードに

作り替えたくなることもあるかも。

効率化の一環でワードに作り替えても

良いものは自分だけが使うものだけ。

自分だけでなく、他の人も使う書類に

関してはNG。

自分以外が手を加えることができなく

なります。

勝手に作り変えることは控えましょう✩

とりあえず長いものには巻かれて

おきましょうね！

事務はエクセルとワードだけできれば大丈夫？

パソコンスキルといってもエクセルと

ワードだけを意識しがちなもの。

以外にパソコン操作の基本となる

『ブラインドタッチ』。

忘れてしまいがちですよね。

ブラインドタッチはパソコン操作の要。

 

企業としては、エクセルとワードの

スキルがあると便利。

ソフトの操作は教えてできるようになるもの。

できれば、練習でしか身に付けることが

できないブラインドタッチ。

これを先に身につけていてくれると

率先力になるので助かります✩

パソコンスキルの中には

ブラインドタッチも含まれています！

1日30分程度の練習で誰でもできるよう

になる操作です。

是非この機会に練習してみてくださいね。

パソコンスキルは勉強中でも企業へアピールすべし！

 もし、事務職を目指している方で

パソコンスキルがない方。

既に勉強中であることを履歴書、

職務経歴書、面接で必ずアピール！

することを忘れずに!!

もちろん、嘘やハッタリを言ってしまうと

入社してからが大変。

ポイント

どの程度できますということを具体的にアピールすること！

ただ勉強中です⇒NG!!

なんだ、勉強中かよ・・・

と思われることを防ぎます。

勉強中でもここまで出来るなら大丈夫♪

と思わせましょう。

例：簡単な文書作成は問題なくできる

表計算、グラフ作成は問題なくできるetc

勉強中であることも大切なアピール

のポイント。

資格を目指しているならば資格取得見込み!

履歴書でアピールできます。

是非、あなたの採用される幅をパソコン

という武器を使って広げてみてくださいね。

事務員にあこがれる！その理由は？

はじめまして。

現在事務員として働かせてもらっている徳丸愛梛といいます。

近年、大学卒の女子にもなぜか人気な事務職。

激戦区となっています。

なぜ事務職にあこがれるのか？

その先にあるのは色々な意味での安定。

何かを我慢したり、自分にとって大切なものを犠牲にしたり。

そうして働くことを余儀なくされる仕事もあります。

事務職の一番の醍醐味。

◎安定した環境で働ける

◎ワークライフバランスの充実

結婚、出産しても復帰しやすいその環境と仕事。

長く勤めるべく将来を見据えて人気。

独身時代には気にもならない休日の仕事たち。

いざ結婚、出産してしまうと色々考え出してしまいますよね。

そして、勤めていると事務職への魅力を考え出す人もいるかもしれません。

◎休日は子供と遊びたい！

休日の子供のあずけ先を確保しなくちゃ！園の行事も土日祝が多い！

休みの振替をしなくちゃ！と急に気になる休日出勤。

◎デスクワークが楽！

ママさんは家で家事に追われて座っている暇なんてないですよね。

それが仕事も立ち仕事だとすごく疲れます。

その点事務はデスクワークです。

◎安定して続けることができる！

総合職で荷の重い仕事に悩まされることもなく、安定して続けることができることも最大の魅力。

仕事をしていると、いろんなことが見えてきます。

自分が絶対に譲れない条件というのも、解ってきます。

そんなときに、

◎安定した環境で働ける

◎ワークライフバランスの充実

という２つの魅力に価値を求める自分に気がつくかもしれません。

それが『事務職』。

人生一度きり。

自分の大切にできる価値が見つけることができたら次は？

 事務職は誰にでも簡単になれるの？

上のような理由から事務職を目指す人は多いと思います。

女性が働くのが当たり前のこの時代、就職希望者が考えること。

それは『長く勤めること』でもあります。

そのため、事務職は大人気職。

年齢を考えても体力の面を考えず長く勤めることができる。

そしてなかなか退職につながらないため、空席もなかなかでない。

転職で事務職を目指す人や就活で事務職を目指す人etc...

誰にでも簡単になれるか？というと、人気のある激戦区。

なかなか難しいのが現状だったりします。

ひとつの求人にたくさんの応募が。

でも、抑えるところは抑えて就職活動や転職活動をすれば採用される幅はぐっと広がるんですよ。

事務の仕事はどんなもの？

事務の仕事は比較的誰にでもできる替えのきく仕事が多いもの。

そのため、一度退職してしまうと補充がすぐにきいてしまうことも。

例えば女性なら、妊娠や出産のときに復帰できれば幸い。

ですが、退職を余儀なくされることもあるかもしれません。

そんなとき、あなたに働いてもらいたいから是非復帰して!

と言われた方が絶対にお得。

では求めらる事務員になるためにはどうすれば良い？

そして、事務の仕事は評価が感じにくい仕事でもあります。

安定に価値を求めて事務職に就いてはみたものの・・・

退職してしまいたい・・と思うこともあるかも。

では事務職っていったいどんな感じなのか？

ふと退職の文字がよぎったときにどんなことに注意すればいいのか？

就活や転職活動で採用されやすくするためには？

こういう自分でありたいなという仕事を探すことって大事です。

自分の大切にしたい価値や魅力が見つかったとき。

色々なあなたの疑問に答えることができると幸いです。