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事務職で二度聞かない仕事術。できる人と思わせる方法は?

事務職をする上で気をつけること。

 

それは自分を過信しないこと。

 

どんな人でもケアレスミスが起こって

 

しまうもの。

 

書類紛失。

 

誤字脱字。

 

パソコン操作ミス。

 

ちょっとしたミスを取り戻そうものならば、

 

何時間ものロスが生まれます。

 

そんな状態は絶対に回避したいですよね。

 

ではどうすればケアレスミスを防げるのか?

ケアレスミスをなくす方法①

言われたことはすぐに実行。

 

上司や同僚、他部署の人から何か依頼

 

されたとき。

 

『わかりました』

 

と返事をしてそのまま・・・

 

にならないように、すぐ実践してしまい

 

ましょう。

 

『すぐ』が難しいとき。

 

メモを必ずとりましょう。

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ここでのポイントは、メモは必ず決まった

 

ひとつのメモに記入すること。

 

あれこれ散らばっている用紙、そのあたりに

 

走り書きをしてしまうと、ゴミと間違えて

 

依頼された仕事と一緒にゴミ箱へ・・・

 

そして忘れてしまう可能世大です。

ケアレスミスをなくす方法②

整理整頓をしましょう。

 

使用したファイルは面倒でもすぐに収納

 

2本以上のペンを机に出さない

 

これを徹底してください。

 

言わずもがな書類整理は必須です。

 

納期のあるもの、そうでないもの

 

急ぎのもの、そうでないもの

 

は必ず区別をつけて収納しましょう。

 

パソコンの中も整理しましょう

 

デスクトップにファイルが散らばっている

 

ということがないようにしましょう。

 

メールボックスも業務完了したものは削除

 

しましょう。

 

これも基本的には書類と同様に。

 

返信が必要なもの、そうでないもの

 

急ぎのもの、そうでないもの

 

必ずフラグをつけるなりして区別をしましょう。

ケアレスミスをなくす方法③

業務引き継ぎをするようなとき。

 

メモは必ずとりましょう。

 コツは?

 仕事や作業はひとまず形で覚えましょう。

 

内容や理由は後からで大丈夫。

 

メモにとるべき内容は・・・

 

先輩がパソコンのどこのフォルダをクリック

 

して、どの名前のファイルを開いたか?

 

キーボードは何番をタッチしたのか?

 

ファイルは部署のどこに収納してあるファイル

 

を取り出したのか?

 

何段目の右、左から何番目のファイルなのか?

 

など、仕事内容よりも仕事に使うファイルの

 

収納場所、開き方を先にメモします。

 

殴り書きで大丈夫。

 

例えば・・・

 

commonファイル⇒総務⇒給与

 

1⇒5⇒2(テンキー)エンター

 

事務所一番右棚、下3、右2

 

という具合です。

 

何を開いていたのか?

 

何のファイルなのか?

 

などは後。

 

解る範囲記号でメモします。

 

使う書類があれば、コピーして

 

その書類のどこに記入するのか

 

マークをします。

 

先輩から『ひとりでしてみて』

 

と言われてから、じっくりメモすれば

 

OK!です。

 

そのときに疑問があれば、そのときに

 

質問すれば大丈夫。

 

見て教えてもらうだけでは、どこの

 

ファイル開いたのか?どこからファイル

 

持ってきたのか?

 

忘れるもの。

 

自分を過信しないこと。

 

この方法で二度聞くということは殆ど

 

ありません。