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事務へ転職を希望する人、事務職に就きたいけれど一体どうすれば良いのか解らない、事務で働いているけど悩んでいるあなたのためのサイトです。

以外に上司に聞かれてる!事務の上手な電話対応の仕方は?

事務職は基本『縁の下の力持ち』。

 

サポート業務が多いため、仕事内容を

 

具体的にアピールすることが難しくも

 

あります。

 

そこで以外に評価の対象になっている

 

のが電話対応。

 

声を発するので、耳に入りやすいです

 

よね。

 

ここがきちんとしていると、上司も安心

 

できるもの。

 

そして言わずもがなアピールポイントでも

 

あります。

事務での電話対応は怖い?

最初は誰でも慣れないもの。

 

慣れない上に、聞きなれない独特な

 

企業名だったり担当者の名前。

 

でも大丈夫です、最初だけです。

 

しばらくすると別人のようにスムーズに

 

電話対応ができるようになっているはず。

 

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事務の上手な電話対応基本動作は?

たかだか電話と思うかもしれませんが、

 

会社の電話を受けるということは、

 

その時点であなたは会社の顔。

 

あなたの電話対応ひとつが企業の第一印象

 

を決めます。

 

電話対応は相手がいます。

 

待たせてはいけないため、臨機応変

 

テキパキと対応する必要も。

 

相手に不快感を与えないためにも

 

言葉遣いにも注意が必要だったりします。

先方の電話の声が小さいときはどうする?

『え?聞こえにくいのですが?』

 

と聞き返すのはNG!

 

『お電話が遠いようです。もう一度よろしいでしょうか?』

 

が基本です。

 

先方の責任ではなく、電話の責任に✩

電話を切るときの小さなマナー

受話器をそのままガチャン!はNG。

 

そっと人差し指で切りましょう。

 

受話器を置くガチャン!という音。

 

先方に聞こえては不快感を与えます。

 

この2つは電話の基本動作のひとつです。

社名を名乗るときは企業によって言葉も変わる

電話に出るときは社名も名乗りますが、

 

企業によって使い分けがあります。

 

『~でございます』

 

のところもあれば、

 

『~です』

 

のところもあります。

 

それは会社に合わせてどちらでも良い

 

と思います。

 

電話をかけるときも受けるときも、

 

基本メモとペンは必ず用意しておきましょう。

 

必ず電話専用のメモは持っておくことが大切。

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いつ?誰から?何に要件で?電話があったのか?

 

折り返し電話が必要なのか?

 

パターン化した電話メモを作成しておくと便利です。

基本的な電話対応パターン

『はい。○○会社でございます』

 

先方が企業名を伝えると・・

 

『○○会社の○○様ですね?』

※ここで社名と名前の確認をします

 

『いつもお世話になっております』

『○○に代わります。少々お待ちください』

 

これが基本パターンです。

事務の上手な電話対応、シーンで使い分け

電話対応は基本、事務員であるあなたが

 

取次相手に電話を取り次ぐこと。

 

これができればOKなのですが、

 

取次相手がいないシーンは多々あります。

 

少しの時間いないとき

※行き先不明、行き先が明確

 

出張で長期不在のとき

 

電話中であるときも

 

会議中である

 

一旦『少々お待ちください』と伝えます。

 

保留にした後は、必ず

 

『大変お待たせ致しました』

 

と保留解除してから現状を伝えましょう。

 

状況と必要ならば取次相手の今後の予定

 

を先方に伝えることができればOKです。

 

そのときには、必ず

 

『申し訳ございません』

『あいにく』

 

などという文句を添えましょう。

 

状況を伝えた後が大事

 

急ぎの要件なのか?

 

伝言で構わないのか?

 

折り返し電話が必要なのか?

 

これらの状況に応じて対応します。

 

いずれにしても、先方の連絡先は必ず

 

聞きましょう

 

『念のためお電話番号よろしいでしょうか?』

 

伝言をするときに必ず必要になります。

 

判断は取次相手に委ねれば大丈夫。

 

電話対応=相手に不快感を与えないように

 

取次相手に取り次ぐ&臨機応変に迅速に

 

対応することが大切です。

海外からの電話もあるの!?

 企業によっては海外と取引があるところも。

 

そういうときには海外から電話がくることも。

 

そんなときは、英語での電話取次一覧を作って

 

持っておくことも大切です。

主な電話取次英語

I'm sorry,he is on another line now.

※電話中

 

I'm sorry,he is on a business trip now.

※出張中

 

I'm soffy,he has a visitor now.

※来客中

 

I'm sorry,he is in a meeting now.

※会議中

 

I'm sorry,he is out of the office now.

※外出中

 

I'm soffy,he is not at his desk now.

※席を外している

 

He should be back very soon.

※すぐ戻ります

 

I expect him back by ○ o'clock.

※○時に戻ると思います

 

I'll have him call you as soon as he is back.

※戻り次第電話させます

 

May  I have your phone number,please.

※電話番号を教えてください

 

I beg your pardon?

※もう一度良いですか?

 

Please speak a little more slowly.

※もっとゆっくり話してください

 

I'm sorry,we seem to have a bad connection.

※混線しています

 

Could you spell your name,please?

※スペルを尋ねる

 

滅多にないことかもしれませんが、

 

あるといざ!!というときに活躍します!

 

焦らず済みます。

 

こんなの覚えられないし言えない!!

 

という方。

 

Just a moment please.

※少々お待ちください

 

だけは覚えましょう。

 

そして英語の話せる社員の人に代わってもらう

 

のも策です。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

事務職で二度聞かない仕事術。できる人と思わせる方法は?

事務職をする上で気をつけること。

 

それは自分を過信しないこと。

 

どんな人でもケアレスミスが起こって

 

しまうもの。

 

書類紛失。

 

誤字脱字。

 

パソコン操作ミス。

 

ちょっとしたミスを取り戻そうものならば、

 

何時間ものロスが生まれます。

 

そんな状態は絶対に回避したいですよね。

 

ではどうすればケアレスミスを防げるのか?

ケアレスミスをなくす方法①

言われたことはすぐに実行。

 

上司や同僚、他部署の人から何か依頼

 

されたとき。

 

『わかりました』

 

と返事をしてそのまま・・・

 

にならないように、すぐ実践してしまい

 

ましょう。

 

『すぐ』が難しいとき。

 

メモを必ずとりましょう。

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ここでのポイントは、メモは必ず決まった

 

ひとつのメモに記入すること。

 

あれこれ散らばっている用紙、そのあたりに

 

走り書きをしてしまうと、ゴミと間違えて

 

依頼された仕事と一緒にゴミ箱へ・・・

 

そして忘れてしまう可能世大です。

ケアレスミスをなくす方法②

整理整頓をしましょう。

 

使用したファイルは面倒でもすぐに収納

 

2本以上のペンを机に出さない

 

これを徹底してください。

 

言わずもがな書類整理は必須です。

 

納期のあるもの、そうでないもの

 

急ぎのもの、そうでないもの

 

は必ず区別をつけて収納しましょう。

 

パソコンの中も整理しましょう

 

デスクトップにファイルが散らばっている

 

ということがないようにしましょう。

 

メールボックスも業務完了したものは削除

 

しましょう。

 

これも基本的には書類と同様に。

 

返信が必要なもの、そうでないもの

 

急ぎのもの、そうでないもの

 

必ずフラグをつけるなりして区別をしましょう。

ケアレスミスをなくす方法③

業務引き継ぎをするようなとき。

 

メモは必ずとりましょう。

 コツは?

 仕事や作業はひとまず形で覚えましょう。

 

内容や理由は後からで大丈夫。

 

メモにとるべき内容は・・・

 

先輩がパソコンのどこのフォルダをクリック

 

して、どの名前のファイルを開いたか?

 

キーボードは何番をタッチしたのか?

 

ファイルは部署のどこに収納してあるファイル

 

を取り出したのか?

 

何段目の右、左から何番目のファイルなのか?

 

など、仕事内容よりも仕事に使うファイルの

 

収納場所、開き方を先にメモします。

 

殴り書きで大丈夫。

 

例えば・・・

 

commonファイル⇒総務⇒給与

 

1⇒5⇒2(テンキー)エンター

 

事務所一番右棚、下3、右2

 

という具合です。

 

何を開いていたのか?

 

何のファイルなのか?

 

などは後。

 

解る範囲記号でメモします。

 

使う書類があれば、コピーして

 

その書類のどこに記入するのか

 

マークをします。

 

先輩から『ひとりでしてみて』

 

と言われてから、じっくりメモすれば

 

OK!です。

 

そのときに疑問があれば、そのときに

 

質問すれば大丈夫。

 

見て教えてもらうだけでは、どこの

 

ファイル開いたのか?どこからファイル

 

持ってきたのか?

 

忘れるもの。

 

自分を過信しないこと。

 

この方法で二度聞くということは殆ど

 

ありません。

 

 

事務経験者の自己PRって?ものは言いよう、書きようです。

事務経験者ならではの自己PR。

 

応募する会社がどのような人材を

 

求めているか?

 

これを考えて、自分のどこを売り込めるのか?

 

事務員としての過去の仕事や経験を

 

具体的に加えることで、採用担当者の記憶に

 

グサっと刺さるようにアピールすることが

 

できます。

 

書類選考で天秤にかけられたときの

 

判断材料になるので、ここは気をぬかずに

 

きちんとあなたの良さを企業にアピール

 

することが大切です!

事務経験者の自己PRはどんなことが望ましい?

パソコンスキルのアピールは職務経歴書

 

でできるということ。

 

そしてどんなことを書けばよいのか?を

 

記事にしました。

 

officewoman.hateblo.jp

書類でアピールできないような前職での

 

実績があるならば具体的に書きましょう。

 

資格はないものの、パワーポイントで

 

営業担当の会議資料を作成していたetc。

 

職務経歴書はパワーポイントでは作成

 

しないので、伝えることができると良いですね。

 

自己PRなので、上述したように過去の

 

仕事内容を織り交ぜてアピールするのも

 

ポイントですが、それはそれとして過去の

 

仕事の実績を記載しながら、自身の性格

 

だけをPRとして記載しても大丈夫です。

事務職で求められる性格は?

事務の仕事は地味です(^^;

 

だからといって大人しめの控えめな人が

 

優遇されるか?というと少し違います。

 

採用されやすい人は明るくハキハキと

 

した人

 

そういう性格でなくても、暗さを強調した

 

ようなアピールではなく、前向きさを

 

アピールできるような性格であると良い

 

と思います。

 

例えば・・・

 

真面目でひとつのことに没頭しがちな人

 

私は慎重に集中をして仕事をするタイプです。

 

以前勤務していた会社でも、仕事を正確に

 

丁寧に、そして迅速に処理することを心がけ

 

ていたため、ケアレスミスの経験が殆どありません。

 

そのため上司からも多種にわたる業務を任されて

 

おりました。

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一見マイナスに思われがちな部分も

 

プラスに置き換えてアピールを

 

することが大事です。

 

結局、一長一短、表裏一体ということ。

 

どんな人でも一つや二つ良いところは

 

あります。

 

その良いところがあるということは、

 

それが災いして悪いところへも繋がるもの。

 

その良いところだけをアピールすれば良い

 

のです。

 

ものは言いよう、書きようです。

 

 

仕事できない上司の特徴は?なんで上司があなたなの!?

事務として仕事をしていると必ず

 

直属の上長がいるものです。

 

けれど、上司は上司でも仕事が

 

できる上司とできない上司では

 

歴然の差が・・・

 

上司に恵まれないと事務員としては

 

こんな上司に自分の仕事の正しい評価

 

ってされるんだろうか・・

 

と不安になってしまうこともあると思います。

仕事できない上司ってどんな上司?

指示できない。

 

判断できない。

 

責任転嫁する。

 

決断できない。

 

決断や判断が指示がおかしい。

 

人力(魅力)がない。

 

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こんな感じです。

 

なんて不運なんだ!!

 

と嘆きたくなりますよね。

 

まだ、人力(魅力)がある上司。

 

この上司は仕事ができなくても天才

 

の部類。

 

出世も人力だけで出世している可能世

 

もあります。このような上司は、

 

事務員が心からサポートしなくては!!

 

と思わず思わせられます。

 

そう思わせることができるのも上司

 

としての魅力のひとつなのですが・・・

 

そうでない、ただただ仕事ができない

 

箸にも棒にもかからない上司が沢山・・・

仕事できない上司はどう対処する?

基本できが悪くても上司は上司。

 

役職がついたところでアグラを

 

かく人もいるかもしれません。

 

厄介なのは、あなたの評価をする人

 

がそのできない上司であること。

 

相手にしてヤキモキ態度に出して

 

いては査定に響くことも。。

 

そんなもったいないことって無い

 

ですよね。

 

ここは仕事。

 

上司と部下としての適切な関係を

 

振舞いましょう。

 

そして、手に負えないような上司の指示。

 

例えば・・・

 

あなたの改善案が却下され無謀な意見を

 

押し通そうとするとき。

 

明らかに他部署をまきこみ迷惑をかけ、

 

損害が大きいなと判断されるようなとき。

 

こんなときは更に上の上司へ相談しましょう。

 

その仕事のやり取りなどは詳細をメモに

 

とっておくことも策のひとつです。

 

できない上司をうまく操るのも事務員

 

としてのコミュニケーション力の試される

 

ところでもあります。

 

もし上司に恵まれているならば奇跡と

 

思って今の環境を大事にしてください。

 

なかなか巡り会えないものです。

 

仕事ができないということは、事務員と

 

して正しい評価がなされていないような

 

気がして滅入ることもあるかもしれません

 

が、上司なくとも円滑に仕事が回せるという

 

強みにもなります。

 

あなたの業務に関しては、あなたがいれば

 

安泰ということ。

 

ダメ上司に当たったときは期待をせずに、

 

適当に部下を演じましょうね!

 

 

 

 

 

事務職希望で職務経歴書は必要?書き方は?

転職活動や就職活動をするときに、

 

履歴書は記入しますよね。

 

履歴書は記載する項目は決まっていますが、

 

スペースに限界が。

 

あなたの強みを伝えるには狭すぎるこの

 

スペース。

 

それを職務経歴書で補いましょう!

事務職希望での職務経歴書は必要?

職務経歴書ですが、書類選考を突破する

 

ためにも是非用意してください

 

書くことが何にもない!!という人は恐らく

 

いないはず。

 

事務未経験の人、事務経験者の人それぞれ

 

アピールの仕方は変わりますが必ずあります。

 

あなたの良さを、企業への貢献度を履歴書

 

1通だけでアピールすることは難しいです。

 

せっかく応募するなら、是非職務経歴書

 

作って余すところなく、あなたの良さを

 

アピールしましょう!

職務経歴書はパソコン?手書き?

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履歴書は手書きで、職務経歴書はパソコン

 

作るのがオススメです。

 

履歴書は手書きすることによって、人柄を

 

伝えることができます。

 

字の上手下手よりも、丁寧に書いているか

 

どうか?が大切です。

 

手書きの方が慣習的に印象が良いということも

 

あります。

 

履歴書を手書きにして、職務経歴書

 

パソコンで作成しましょう。

 

パソコンスキルと作成能力を見る企業もあります。

 

手書きとパソコンは迷うよりも、両方用意

 

してしまえば一挙両得。

職務経歴書は実はパソコンスキルのアピール材料に!?

パソコンスキルを職務経歴書でアピールしましょう。

 

表などを取り入れて作成することがコツ

 

職歴や携わっていた仕事

 

どのくらいの仕事量をしていたか?

 

どのように効率化して実績をどの程度出せたのか?

 

モチベーションはどうもって仕事に臨んでいたか?

 

退職理由は何か?

 

自己PRは何か?

 

志望動機は何か?

 

などをアピールできれば良いです。

 

履歴書では簡潔に。

 

職務経歴書では履歴書と内容は多少被っても

 

構いません。

 

具体的に記入することができれば良いのです。

挨拶状、履歴書、職務経歴書はワンセット!

履歴書と職務経歴書の用意ができたら、

 

パソコンで挨拶状を作成しましょう。

 

ワードには挨拶文挿入もありますので、

 

挨拶文と面接の機会を与えて頂けると幸いです

 

という風な文面で作成すると良いでしょう。

 

あとは、郵便で郵送すれば大丈夫です!

 

最後に切手を貼ることを忘れずに。

 

履歴書と職務経歴書、作るのって大変ですよね。

 

この作業に満足して、切手を貼り忘れて応募

 

してしまう人も。

 

自分で採用のハードルを高くしてしまうようなもの。

 

切手を貼り忘れるうっかりを何かでカバーする

 

必要がでてきます。

 

気をつけてくださいね✩

 

 

 

 

 

 

 

 

転職で事務を目指すときの面接対策は?

事務で転職活動をするとき。
 
ぼんやりと転職活動するよりも、ある程度
 
対策をして臨みましょう。
 
どんな対策をすればいい?

事務の転職活動で気をつけるポイントは?

1.清潔に

スーツ(パンツ可)の色は派手過ぎない紺色や

 

グレー、ベージュなどに。

 

ブラックでも良いですが、硬いイメージになる

 

こともあるので、できれば他の色の方が望ましい

 

と思います。

 

髪はまとめてメイクも派手すぎないように注意

 

すること。

 

 2.時間厳守で

面接開始の5分前くらいには到着を。

 

やむを得ず遅刻をしてしまうときには

 

かならず担当者へ電話連絡を入れましょう。

 

※面接や試験では不採用枠だった人が、実際に

この一報をいれたことで採用になった人がいます。

天秤にかけられるというのはこういうこと

だったりするものです。

 

 3.面接室に入室するとき

面接質に入室するときは、軽くノックを。

 

戸がしまっているときには、立ち止まっって

 

『入ってもよろしいでしょうか?』

 

と聞きましょう。

 

大丈夫ですと言われてから、

 

『失礼致します』

 

と入室を。

 

椅子に座る前に、挨拶を。

 

『○○と申します。よろしくお願い致します』

 

おかけくださいと言われて始めて座ります

 

先に面接室で待つとき。

 

面接担当者が入室したときに立って挨拶を。

 

こちらもおかけくださいと声をかけられて

 

から座ります。

 

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注意

集団面接で前の人が挨拶もせずに入室した

 

からと言って前へ習う必要はありません。

 

きちんと挨拶をして入室を。

 

集団面接の落とし穴です。

 

 4.背筋はまっすぐ視線は逸らさず

面接担当者のネクタイ当たりを見るように

 

するのがコツ。

 

もちろん、質問に答えるときには相手の目

 

を見て答えましょう。

 

 5.聞かれたことには簡潔に答える

1の質問に10返すような解答はNG。

 

的を得た解答を簡潔に答えましょう。

 

これは仕事の力量やコミュニケーションスキル

 

の判断基準になります。

事務の面接では何を聞かれる?

面接する企業をどの程度理解しているか?

志望動機は?

前職の退職理由は?

長所や短所は?

前職での実績は?

自己PRは?

前職で大切にしていたことは?

転職理由は?

パソコンのスキルはある?

前職での苦痛だったことは?

これまでの人生の挫折経験は?

関心のある最近のニュースは?

 

色々なことを聞かれたりします。

 

企業にどのように貢献できるのか?

 

自分の強みは何か?

 

などを把握してから面接に臨みましょう。

 

答えにくい質問も対応力を見られている

 

可能性もあります。

 

前職でのストレスなどを聞かれたときには、

 

大変と思うことはありましたが、ストレス

 

にはならずスキルアップすることができて

 

いました。

 

というように、きちんと答えることができ、

 

マイナス面を表に出さないことがポイント

 

となります。

 

もちろん人生での挫折を聞かれたときも同じ。

 

挫折を答えた後。

 

どう乗り越えたのか?

 

ここが答えられるか?がポイントです。

 

話しやすい親しみやすい面接担当者のとき。

 

ご近所話のような面接のときもあります。

 

そんなときこそ、気を引き締めて。

 

相手は面接担当者。

 

あなたは求職者です。

 

抑えるところを抑えて、企業にどのように

 

貢献することができるのか?を伝えること

 

ができれば面接は成功です。

事務経験なしで仕事をゲットするのは難しい?

事務未経験でも事務職へのチャンスをつかむ

 

ことができるように、いくつか記事を更新しました。

officewoman.hateblo.jp

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『事務経験なし』という状況はスキルと経験が

 

不足している状況です。

 

事務能力を証明できない状態でもあります。

 

それを補う何かは絶対に必要

 

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天秤にかけられたときに突破する力が必要です。

 

どんなものがあるのか?

事務経験なしのとき、他には何を気をつける?

履歴書の写真

おもいっきり笑顔!!とまではいかなくても

 

歯が見えない程度の笑顔で清潔さが伝わるように。

 

前髪が目にかかると暗い印象に・・・

 

髪が長いようなら、束ねて撮影するのが望ましいです。

 

写真はスーツかブラウスで。

マナー

言葉遣いには気をつけましょう。

 

面接を受けた企業とのメールのやり取りが

 

あれば尚更。

 

そのひとつひとつが採用か不採用の

 

分かれ道になります。

提出書類の誤字脱字

大切な採用試験での提出書類にまさかの

 

誤字脱字

 

重大なミスをする人だという印象が必ず

 

ついてしまいます。

 

必ず確認を。

面接での印象の良さ

面接での質問に的確に答える対応力

 

アピールして絶対に合格したい!!

 

という気持ちが前に出すぎて、1の質問

 

に対して10答えたりするのはNG・・・

 

あー言えばこー言う人だという印象がついて

 

しまいがち。

 

きちんと的を得た解答を簡潔にしましょう。

 

的確に仕事をこなしてくれそうなイメージ

 

がつきます。

社風に合う人

事務の面接なのに、ネイルや装飾品で

 

煌びやかに着飾っていたりするのは論外・・

 

もちろん履歴書の写真もこれに含まれます。

 

私服で映るよりもスーツやブラウスが

 

望ましいものです。

 

きちんとTPOに合わせた服装や振る舞いを。

前職での退職理由に気をつけて

前職の退職理由はマイナス要因は避けましょう。

 

会社批判ととれる言動をすると組織の中で

 

上手にコミュニケーションをとれないのでは?

 

会社の顔としての意識が欠けるのでは?

 

と思われて、不採用になることも。。

短所は長所と繋げて表現

短所は長所の裏返し

 

例えば・・・

 

短所がこだわりが強いことであるとき。

 

これだけを書いてしまったり発言して

 

しまうと柔軟性にかける人なんだな・・と

 

思われて終わりです。

 

それよりも・・・

 

短所はひとつのことに熱中しすぎてしまう

ことですが、長所はひとつのことに熱中

する代わりに、どんなことでも最後まで

責任をもって取り組むことができることです。

 

とすると、短所をカバーできます

面接時間を守る

例えば5分遅れてしまうとき。

 

事前に一言連絡をいれるなりして、

 

遅れることを伝えましょう。

 

遅れないことが一番良いですが、もし

 

そのような事態になってしまったとき。

 

電話1本あるかないかが、採用不採用の

 

分かれ道になることもあります。

年齢が高い

年齢制限を儲けるところもあると思い

 

ますが、ここは人生経験が豊富である

 

ことを押しましょう。

 

そして、気をつけることは、

 

経験を積んでいる人=扱い辛い&柔軟性に欠ける

 

と思われがちです。

 

年齢が比較的高い人は、柔軟性を強く

 

アピールされると良いと思います。

転職回数が多い

あまり良いことではありませんが、

 

どうしても多いとき。

 

多くの職場を体験したことで得たことは

 

ないか?考えてみてください。

 

経験をアピールという方法です。

 

ただ単に転職を繰り返したと伝えるよりも

 

そこでどんな風に自分が成長できて、

 

その成長できた部分を面接を受ける企業に

 

どんな風に貢献することができるのか?

 

を伝えることができると良いと思います。

事務経験なしで仕事をゲットするのは難しい?まとめ

書類選考や面接では本当に些細なことが

 

決め手になること、もしくは天秤にかけ

 

られたときの判断材料になることが多い

 

ものです。

 

良い印象を付けられたときはシメたもの。

 

経験がある人でも印象があまり良くない。

 

という人は採用には繋がりにくいです。

 

経験がなくても印象がとても良い。

 

という人はPC操作さえ問題なければ

 

自分次第でどれだけでも採用の幅を広げる

 

ことができるものですよ(o^^o)